POLITYKA PRYWATNOŚCI
SYSTEMU LICENCYJNEGO POLSKIEGO ZWIĄZKU ŁYŻWIARSTWA FIGUROWEGO
wersja 0.13.2026 z dnia 20.07.2026 (wersja robocza — testowa)

Rozdział I. Postanowienia ogólne

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Systemu Licencyjnego PZŁF („SL") jest Polski Związek Łyżwiarstwa Figurowego z siedzibą w Warszawie, ul. Łazienkowska 6A, 00-449 Warszawa, KRS: 0000072440, NIP: 5261678146 („PZŁF",

„Administrator").

1. Kontakt z Administratorem w sprawach ochrony danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: licencje@pzlf.pl.

§ 2. Inspektor Ochrony Danych

PZŁF nie powołał Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem na zasadach określonych w § 1 ust. 2.

§ 3. Zakres Polityki

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z SL, w tym Użytkowników, Zawodników, rodziców/opiekunów oraz osób działających w imieniu Klubów.
2. Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane odrębnie w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Systemu Licencyjnego PZŁF („Regulamin").

§ 4. Kategorie osób, których dane dotyczą

Polityka dotyczy przetwarzania danych:

1. Użytkowników posiadających Konto Indywidualne, działających we własnym imieniu;
2. małoletnich Zawodników, których dane podaje rodzic/opiekun w ramach powiązania Licencji zgodnie z § 11 Regulaminu;
3. Użytkowników posiadających Konto Indywidualne działających w imieniu Klubu (Operator Konta Klubowego);
4. sędziów i trenerów, których dane przetwarzane są w związku z pełnioną funkcją, w tym w wykazach prowadzonych przez organy PZŁF;
5. osób wchodzących w skład organów reprezentacji Klubów, w zakresie danych pochodzących z jawnego Krajowego Rejestru Sądowego lub podanych przez Klub;
6. osób obsługujących Konta Specjalne i Konta Funkcyjne w ramach struktury PZŁF;
7. innych osób, których dane mogą być przetwarzane w związku z obsługą SL.

§ 5. Przechowywanie informacji w urządzeniu końcowym i logi

1. SL wykorzystuje mechanizm przechowywania informacji w urządzeniu końcowym Użytkownika (plik cookie lub podobny mechanizm przeglądarki) wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika. Przechowywanie to jest ściśle niezbędne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez Użytkownika i nie wymaga odrębnej zgody zgodnie z art. 6 ust. 8 pkt 2 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej.
2. SL nie wykorzystuje plików cookies ani podobnych mechanizmów do celów analitycznych, marketingowych ani profilowania.
3. PZŁF przetwarza adres IP Użytkownika w związku z logowaniem do Konta, w celu zapewnienia bezpieczeństwa SL i przeciwdziałania nadużyciom, w tym na potrzeby weryfikacji, o której mowa w § 16 Regulaminu.
4. Podstawą prawną przetwarzania, o którym mowa w ust. 3, jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemu.
5. Logi adresu IP przechowywane są przez okres 6 miesięcy od dnia ich zarejestrowania.

Rozdział II. Cele i podstawy prawne przetwarzania

§ 6. Rejestracja i prowadzenie Konta

1. Dane podane przy rejestracji Konta Indywidualnego (imię, nazwisko, adres e-mail) oraz Konta Klubowego (dane Klubu, dane Operatora) przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Dane logowania, w tym adres IP, przetwarzane są dodatkowo na zasadach określonych w § 5.
3. Użytkownik może dodatkowo, dobrowolnie, podać w ramach Konta adres zamieszkania lub adres korespondencyjny oraz numer telefonu kontaktowego, zgodnie z § 9 ust. 6 Regulaminu. Dane te przetwarzane są na podstawie zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyłącznie w celu ułatwienia kontaktu z Użytkownikiem, i mogą zostać przez niego usunięte w każdym czasie z poziomu Konta, bez konieczności usuwania całego Konta

§ 7. Powiązanie i obsługa Licencji

1. Dane Zawodnika podawane w związku ze złożeniem Wniosku o Licencję (w szczególności imię, nazwisko, data urodzenia, płeć, PESEL, obywatelstwo, przynależność klubowa, adres e-mail) przetwarzane są w celu identyfikacji osób objętych jurysdykcją PZŁF oraz realizacji zadań związanych z organizacją współzawodnictwa w łyżwiarstwie figurowym.
2. Podstawą prawną przetwarzania, o którym mowa w ust. 1, jest art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO w związku z ustawą z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie oraz Statutem i Kodeksem Licencyjnym PZŁF.
3. W przypadku małoletniego Zawodnika dane, o których mowa w ust. 1, podaje rodzic/opiekun, działający jako jego przedstawiciel ustawowy zgodnie z § 11 Regulaminu.

§ 8. Weryfikacja tożsamości

1. Dokument tożsamości przesłany zgodnie z § 18 ust. 3 lit. c Regulaminu przetwarzany jest wyłącznie w celu weryfikacji zgodności danych podanych we Wniosku ze stanem rzeczywistym, na tej samej podstawie prawnej co w § 7 ust. 2.
2. Dokument tożsamości jest usuwany trwale i nieodwracalnie nie później niż w terminie 24 godzin od zakończenia weryfikacji, zgodnie z § 20 ust. 4 Regulaminu.

§ 9. Orzeczenie lekarskie (dane o stanie zdrowia)

1. Orzeczenie lekarskie o stanie zdrowia umożliwiającym bezpieczne uczestnictwo we współzawodnictwie w łyżwiarstwie, którego przedłożenie jest warunkiem uzyskania Licencji zgodnie z art. 37 ust. 1 ustawy o sporcie, zawiera dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest wyraźna zgoda Zawodnika lub jego rodzica/opiekuna (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
3. Niezależnie od podstawy, o której mowa w ust. 2, przetwarzanie znajduje uzasadnienie także w art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z art. 37 ust. 1 ustawy o sporcie, jako niezbędne ze względu na ważny interes publiczny związany z bezpieczeństwem uczestników współzawodnictwa sportowego.
4. Zawodnik lub jego rodzic/opiekun ma prawo cofnięcia zgody, o której mowa w ust. 2, w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie kontynuowane na podstawie, o której mowa w ust. 3, dopóki utrzymuje się cel określony w tym przepisie.

§ 10. Płatności

1. Dane związane z płatnością przekazywane są operatorowi płatności — PayPro S.A. — w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. PayPro S.A. przetwarza te dane jako odrębny administrator, na zasadach określonych we własnej klauzuli informacyjnej, zgodnie z § 23 ust. 2 Regulaminu.

§ 11. Fakturowanie i KSeF

Dane niezbędne do wystawienia faktury przetwarzane są w celu wypełnienia obowiązków wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisów o rachunkowości, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

§ 12. Publikacja wyników i list

1. Imię, nazwisko, data urodzenia, przynależność klubowa oraz wyniki sportowe Zawodnika mogą być publikowane na stronie internetowej PZŁF oraz w mediach społecznościowych, w zakresie realizacji zadania publicznego, o którym mowa w art. 13 ustawy o sporcie.
2. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

§ 12a. Wykazy sędziów i trenerów oraz dane organów Klubów

1. Dane sędziów i trenerów (imię i nazwisko, posiadane uprawnienia, pełnione funkcje) przetwarzane są w celu prowadzenia wykazów niezbędnych do organizacji współzawodnictwa oraz obsługi zaproszeń do SL, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO w związku z ustawą o sporcie oraz regulaminami PZŁF.
2. Dane osób wchodzących w skład organów reprezentacji Klubów (imię i nazwisko, funkcja) przetwarzane są w celu weryfikacji reprezentacji Klubu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e i f RODO; dane te pochodzą z jawnego Krajowego Rejestru Sądowego albo są podawane przez Klub.

§ 13. Przekazywanie danych do ISU

1. W związku z udziałem Zawodnika w zawodach międzynarodowych, dane Zawodnika mogą być przekazywane Międzynarodowej Unii Łyżwiarskiej (ISU) z siedzibą w Lozannie, Szwajcaria.
2. Podstawą prawną przekazania jest art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO, w związku z obowiązkami PZŁF wynikającymi z członkostwa w ISU.
3. Przekazanie danych do Szwajcarii odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w tym państwie, bez konieczności stosowania dodatkowych zabezpieczeń.

§ 14. Zgody komunikacyjne

Dane przetwarzane w celach marketingowych/informacyjnych, na które Użytkownik wyraził odrębną, opcjonalną zgodę, przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO i mogą być cofnięte w każdym czasie bez wpływu na możliwość korzystania z SL.

§ 15. Reklamacje i dochodzenie roszczeń

Dane związane ze złożoną reklamacją przetwarzane są w celu jej rozpatrzenia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o prawach konsumenta) oraz, po zakończeniu tego procesu, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

§ 16. Obowiązek podania danych

1. Podanie danych osobowych niezbędnych do rejestracji Konta oraz złożenia Wniosku o Licencję jest dobrowolne, lecz stanowi warunek konieczny odpowiednio: zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz przeprowadzenia postępowania licencyjnego. Niepodanie tych danych uniemożliwia założenie Konta lub rozpatrzenie Wniosku.
2. Podanie danych w ramach zgód komunikacyjnych, o których mowa w § 14, jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na możliwość korzystania z SL.
3. Podanie danych, o których mowa w § 6 ust. 3 (adres, numer telefonu), jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na możliwość korzystania z SL.

Rozdział III. Odbiorcy danych

§ 17. Kategorie odbiorców

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

1. PayPro S.A. — w zakresie danych niezbędnych do realizacji płatności, jako odrębny administrator (§ 10);
2. dostawcy usług hostingowych i IT obsługujący SL — jako podmioty przetwarzające, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych;
3. biuro rachunkowe oraz Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów) — w zakresie danych niezbędnych do fakturowania (§ 11);
4. Kluby — w zakresie wglądu w Licencje własnych Zawodników, zgodnie z § 15 Regulaminu;
5. organy statutowe i komisje pomocnicze PZŁF (w tym Komisja Licencyjno-Klasyfikacyjna, Biuro PZŁF oraz inne komisje, jak Komisja Łyżwiarstwa Figurowego) — w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań statutowych lub regulaminowych;
6. Międzynarodowa Unia Łyżwiarska (ISU) — w przypadkach określonych w § 13;
7. sądy i organy administracji publicznej — w zakresie i na zasadach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Rozdział IV. Okresy przechowywania danych

§ 18. Dane Konta

Dane Konta Indywidualnego przechowywane są przez czas posiadania Konta oraz do czasu zgłoszenia żądania jego usunięcia, zgodnie z § 10 Regulaminu. Dane Konta Klubowego przechowywane są przez czas jego funkcjonowania, do czasu zawieszenia lub likwidacji zgodnie z § 13 Regulaminu.

§ 19. Dane związane z Licencją

Dane związane z Licencją, w tym dane Zawodnika, przechowywane są przez okres wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 20. Dokument tożsamości

Dokument tożsamości przetwarzany jest zgodnie z zasadami określonymi w § 8 ust. 2.

§ 21. Logi adresu IP

Logi adresu IP przechowywane są zgodnie z § 5 ust. 5 (6 miesięcy).

§ 22. Dane rozliczeniowe i faktury

Dane związane z fakturowaniem przechowywane są przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi, co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

§ 23. Dane dotyczące reklamacji i roszczeń

Dane związane z reklamacją przechowywane są przez czas jej rozpatrywania oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z ogólnych terminów przedawnienia określonych w Kodeksie cywilnym.

§ 23a. Dane sędziów, trenerów i organów Klubów

Dane, o których mowa w § 12a, przechowywane są przez okres pełnienia funkcji lub figurowania w wykazie, a następnie przez okres wynikający z przepisów archiwalnych oraz ogólnych terminów przedawnienia roszczeń.

Rozdział V. Prawa osób, których dane dotyczą

§ 24. Katalog praw

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym"), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (§ 9, § 14).
2. Realizacja powyższych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa, w szczególności obowiązków archiwalnych i podatkowych określonych w Rozdziale IV.
3. Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres wskazany w § 1 ust. 2.

§ 25. Prawo wniesienia skargi

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne właściwe przepisy prawa.

Rozdział VI. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

§ 26. Brak profilowania

Dane osobowe przetwarzane w SL nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą, lub w podobny sposób istotnie na nią wpływającego.

Rozdział VII. Bezpieczeństwo danych

§ 27. Środki bezpieczeństwa

PZŁF stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem danych, adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem, zgodnie z art. 32 RODO.

Rozdział VIII. Postanowienia końcowe

§ 28. Zmiana Polityki

1. PZŁF zastrzega sobie prawo zmiany Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu funkcjonalności SL lub praktyk przetwarzania danych.
2. Aktualna treść Polityki Prywatności jest nieodpłatnie dostępna w SL.

§ 29. Wejście w życie

Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem [•].